Te piden una factura en inglés y no sabes qué palabras poner. O te entregan un invoice y te quedas mirando la hoja porque no entiendes ni la mitad. No eres el único: el papeleo americano viene en inglés y tiene sus propias palabras. Aquí te explico, con ejemplos y en español, cada término que debe llevar tu factura en inglés (invoice), cuánto te puede costar equivocarte y cómo evitar errores que te salen caros.
Factura en inglés: estas son las palabras obligatorias
No hace falta inventar nada raro para hacer una factura en inglés: los clientes, sobre todo si son empresas, esperan ver unas palabras concretas y en cierto orden. Si falta una, pueden devolvértela o tardar semanas en pagarte. Además, si tienes que reportar al IRS, también te piden esos datos exactos.
Los términos básicos que siempre deben aparecer en una factura en inglés (invoice) son:
- Invoice: El título, claro y grande. Prohibido poner “bill” o “receipt”.
- Invoice Number: El número de factura. Llévalo en orden para que no te lo rechacen.
- Invoice Date: La fecha en que haces la factura.
- Bill To: A quién le facturas. Nombre, dirección y a veces el número de cliente.
- From: Tus datos. Nombre legal, dirección, EIN o ITIN si tienes. Si tienes LLC, pon el nombre de la LLC.
- Description: Lista de los trabajos hechos o servicios. Limpieza, jardín, pintura, etc.
- Quantity: Cuánto hiciste o cuántas horas/trabajos.
- Unit Price: Precio por cada unidad, hora o servicio.
- Amount: El total por cada línea.
- Subtotal: Suma antes de impuestos o descuentos.
- Tax (si aplica): Impuestos (sales tax) solo si debes cobrarlos en tu estado o ciudad.
- Total: Lo que debe pagar el cliente.
- Balance Due: Lo que te deben, si ya te pagaron una parte.
- Due Date: Fecha límite de pago.
- Terms: Las condiciones de pago (por ejemplo, “Net 30”, “Due on receipt”).
- Notes o Comments: Espacio para detalles (“Thank you”, “Please pay by check”).
Por eso, si tu factura en inglés no lleva estas palabras, corres el riesgo de que la empresa la rechace o el IRS te ponga problemas en una auditoría. Puedes ver una guía completa sobre cómo hacer una factura si trabajas por tu cuenta en Orvelam.
Diferencias principales entre estados
En Estados Unidos, la factura en inglés cambia poco en su formato básico, pero sí varía lo que debe incluir según el estado. Por ejemplo, algunos estados te obligan a incluir el sales tax (impuesto a las ventas) en la factura, y en otros no. También hay estados donde debes poner un número de licencia si haces ciertos trabajos, como construcción, limpieza comercial o mudanzas.
Mira esta tabla con ejemplos de lo que debes poner según el estado para tres oficios comunes:
| Estado | ¿Sales Tax? | ¿Número de licencia? | ¿Palabra clave extra? |
|---|---|---|---|
| California | Sí, para algunos servicios | Sí, si eres contratista (“Contractor License Number”) | “CSLB #” si es construcción |
| Texas | No para limpieza, sí para algunos servicios especiales | No, salvo servicios eléctricos y plomería | Ninguna |
| Florida | Sí, pero solo si vendes productos junto con el servicio | Sí, en mudanzas y construcción | “License #” |
| New York | Sí, para la mayoría de servicios | Sí, si tienes permiso de Home Improvement | “HIC License #” |
El error más común es hacer una factura en inglés igual para todos los estados. Si te equivocas, el cliente (sobre todo si es empresa) puede devolverte la factura y retrasar el pago. Además, en una inspección te pueden multar. En Nueva York, por ejemplo, la multa por no poner el “HIC License #” en el invoice puede llegar a $1,500 por factura.
En cualquier caso, revisa en la web del estado (por ejemplo, CSLB en California o TDLR en Texas) qué palabra extra tienes que poner.
Las 12 palabras que nunca deben faltar en tu invoice
Hay palabras que no fallan: si las pones, nadie te rechaza el invoice. Aquí tienes la lista, con el significado y el lugar donde ponerlas. Úsalas siempre igual, para que tu factura en inglés sea fácil de entender:
- Invoice – Título arriba, grande.
- Invoice Number – Siempre visible, único y correlativo.
- Invoice Date
- Bill To
- From
- Description
- Quantity
- Unit Price
- Amount
- Subtotal
- Tax (si aplica)
- Total
Después puedes añadir “Due Date”, “Terms” y “Balance Due” si quieres ser más profesional, pero esas 12 son las imprescindibles. Si usas una app de facturación, revisa que no las traduzca al español: muchas veces, “factura” o “recibo” no lo reconoce el cliente ni el IRS.
¿Cuánto cuesta en total?
Un error en la factura en inglés puede costarte caro. Si olvidas el número de invoice, el cliente (sobre todo empresas grandes) puede devolvértela y tardar semanas en pagarte. Si no pones el sales tax cuando toca, el estado puede multarte. Por ejemplo, en California la multa mínima por no reportar sales tax en un invoice es de $250 por documento. En Nueva York, si no incluyes la licencia en trabajos de mejoras del hogar, te pueden sancionar con hasta $1,500 por cada factura incorrecta.
Además, si el IRS audita a tu cliente y ve que tus invoices no cumplen, pueden exigir que los repitas o, peor, negarse a reconocerlos como gastos deducibles. Eso te mete en problemas con el cliente y te cierra la puerta a otros trabajos.
Por tanto, siempre conviene guardar una copia y revisar cada palabra antes de enviar la factura en inglés. Si tienes dudas, puedes ver ejemplos en la guía sobre cómo hacer una factura por tu cuenta en Estados Unidos.
Cómo llenar cada parte de tu invoice
No te compliques con el formato. Aquí te detallo cómo llenar cada campo de la factura en inglés, para limpieza, jardinería, pintura, mudanzas y otros oficios de servicios:
- Invoice: Encabezado arriba, centrado y en grande.
- Invoice Number: Pon un número consecutivo, por ejemplo, 001, 002, 003…
- Invoice Date: Fecha en que haces la factura (ejemplo: 10/03/2026).
- Bill To: Nombre y dirección del cliente. Si es empresa, pon también el nombre del contacto.
- From: Tus datos completos. Si tienes EIN o ITIN, agrégalo aquí.
- Description: Describe el servicio. Ejemplo: “House cleaning for September”, “Pressure washing driveway”.
- Quantity: Número de servicios, horas trabajadas o metros cuadrados, según el caso.
- Unit Price: Precio por cada servicio/hora/unidad (en dólares).
- Amount: Multiplica cantidad por precio unitario.
- Subtotal: Suma de todos los Amount.
- Tax: Si aplica en tu estado, calcula el porcentaje y agrégalo aquí.
- Total: Lo que te debe el cliente.
- Balance Due: Si ya te pagaron un anticipo (deposit), pon aquí lo que falta por pagar.
- Due Date: Fecha límite de pago (“Due on receipt”, “Net 15”, “Net 30”, etc.).
- Terms: Condiciones (“Check only”, “No cash”, “Late fee after 10 days”).
- Notes: Espacio opcional para avisos (“Thank you for your business”).
Recuerda: si entregas la factura en inglés por correo electrónico, pon el archivo en PDF y nómbralo igual que el invoice number y el nombre del cliente. Ejemplo: “Invoice_045_GarciaCleaning.pdf”.
¿Por qué debes revisar cada campo antes de enviar tu invoice?
Porque si algo falla, el cliente puede devolvértela y no pagarte a tiempo. Además, los bancos y el IRS buscan palabras exactas. Si ven términos mal puestos, podrías tener problemas legales o fiscales. En cambio, cuando todo está correcto, cobras más rápido y sin líos.
Ejemplo práctico: la factura en inglés de Marisol, limpieza en Houston
Marisol limpia casas en Houston, Texas. Trabaja sola y cobra $120 por cada limpieza semanal. Hace una factura en inglés (invoice) el 3 de octubre de 2026, usando los términos correctos y sin sales tax, porque en Texas la limpieza de casas no lleva impuesto sobre ventas.
| Campo | Qué pone Marisol |
|---|---|
| Invoice | INVOICE |
| Invoice Number | 2026-045 |
| Invoice Date | 10/03/2026 |
| Bill To | John Smith, 123 Main St, Houston, TX |
| From | Marisol Perez, 456 Elm St, Houston, TX, ITIN: 912-XX-XXXX |
| Description | Weekly house cleaning (October 1–7, 2026) |
| Quantity | 1 |
| Unit Price | $120.00 |
| Amount | $120.00 |
| Subtotal | $120.00 |
| Tax | $0.00 |
| Total | $120.00 |
| Balance Due | $120.00 |
| Due Date | Due on receipt |
| Terms | Check or Zelle only. Thank you! |
Marisol guarda el PDF en su teléfono con el nombre “Invoice_2026-045_Smith.pdf”. Así, si el cliente o el IRS le piden el invoice, lo tiene listo. Además, al final del año, si gana más de $600 con un solo cliente, recibirá un formulario 1099-NEC. Si no sabes cómo funciona ese formulario, aquí tienes una guía sobre el 1099 NEC.
Lo que NO compensa poner en tu invoice
Hay palabras que confunden más de lo que ayudan. Por ejemplo, “receipt” no es lo mismo que “invoice”. El receipt es solo el comprobante de pago después de cobrar, nunca antes. Tampoco pongas “bill”: en Estados Unidos, “bill” suele usarse para cuentas de luz, agua o teléfono, no para trabajos de servicios.
Evita los términos en español, aunque el cliente sea hispano. Si pones “factura” en vez de “invoice”, la empresa puede rechazarla, sobre todo si va a reportar el gasto al IRS. Los bancos y las apps de impuestos buscan palabras concretas, y si no las ven, pueden pedirte rehacer el documento.
No pongas datos personales innecesarios (como tu número de seguro social completo). Basta con el ITIN o EIN, si tienes.
Por último, no hace falta incluir tu logo o diseño especial. Lo importante es que cada palabra esté clara. Si quieres usar una app, revisa esta guía de herramientas digitales para facturar.
Frases útiles para los términos de pago
En la factura en inglés, el apartado de términos (terms) es el más ignorado y luego vienen los problemas. Aquí tienes las frases más comunes y su traducción, para que el cliente sepa cuándo y cómo pagar:
- Net 7 / Net 15 / Net 30: Paga en 7, 15 o 30 días después de recibir la factura.
- Due on receipt: Debe pagarse en cuanto reciba el invoice.
- Late fee after X days: Cobra una penalización si se retrasa (“Late fee after 10 days: $15”).
- Check only / No cash: Solo aceptas cheque, no efectivo.
- Make checks payable to: A nombre de quién hacer el cheque.
- Thank you for your business: “Gracias por su preferencia.”
En cualquier caso, usar estos términos en tu factura en inglés te ayuda a evitar malos entendidos. Si el cliente se retrasa, puedes apoyarte en este documento para reclamar. Si tienes un problema de cobro, revisa esta guía sobre cómo evitar que un cliente te deje sin pagar.
Preguntas frecuentes sobre la factura en inglés
- ¿Puedo hacer la factura en inglés a mano?
Sí, pero se recomienda hacerla en computadora o app. Una factura escrita a mano es legal pero menos profesional. Además, si usas apps, revisa que no traduzcan las palabras clave. - ¿Puedo mezclar inglés y español en la factura?
No es recomendable. Si el cliente o el IRS la revisan, buscan palabras en inglés. Mejor usa solo inglés en todo el documento. - ¿Debo incluir mi ITIN o EIN?
Sí, si quieres que el cliente pueda reportar el gasto al IRS y tú declarar el ingreso. Si solo tienes Social Security Number (SSN), no lo pongas completo, solo los últimos cuatro dígitos, por seguridad. - ¿Qué pasa si me pagan en efectivo y no hago invoice?
Si no haces la factura en inglés, ese ingreso no es deducible para el cliente ni para ti. Además, puedes tener problemas si el IRS te audita. - ¿Me sirve la misma factura en inglés para clientes residenciales y comerciales?
Sí, pero si es cliente comercial, revisa si necesitas incluir su número de PO (Purchase Order) o detalles específicos del contrato.
Resumen: cómo asegurar que tu factura en inglés sea válida
En resumen, la factura en inglés debe tener unas palabras exactas: “invoice”, “invoice number”, “bill to”, “description”, “amount”, “total”, “due date” y “terms”, entre otras. No uses traducciones ni palabras inventadas. Cada estado puede pedirte detalles extra, como el sales tax o el número de licencia, así que revisa siempre la web oficial de tu estado.
Si quieres ver ejemplos reales, pásate por la guía sobre cómo hacer una factura por tu cuenta. Y si vas a empezar negocio de jardinería, aquí tienes otra sobre qué necesitas para empezar legalmente tu negocio de jardinería.
Fuentes
- SBA: Manage your business
- IRS: Self-Employed Individuals Tax Center
- Contractors State License Board California
- Texas Department of Licensing and Regulation
Revisado el 3 de octubre de 2026. Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional. Los requisitos cambian según el estado y el condado: confirma siempre con el organismo que te corresponda.