Tienes que mandar una factura (invoice) a un cliente en Estados Unidos, pero no tienes una plantilla de factura lista y no sabes si le falta algo. Además, ves los papeles en inglés y te da miedo dejar fuera un dato que luego el IRS te reclame. Aquí te traigo una plantilla de factura para imprimir, con cada campo explicado en español y en inglés para que puedas rellenarla como toca. Así evitas errores, entiendes qué significa cada cosa y no te quedas con la duda de si te pueden rechazar el pago o meterte en problemas de impuestos.
Plantilla de factura para imprimir: campos que no pueden faltar
No importa si haces limpieza, jardinería, pintura, handyman o mudanzas: la factura (invoice) es la misma base para todos. Sin embargo, cada estado puede pedirte datos extra según tu licencia o si cobras impuesto sobre ventas (sales tax). Eso sí, el IRS y el cliente van a fijarse en los mismos mínimos. Aquí va la lista de campos esenciales que debe llevar una plantilla de factura para imprimir en 2026:
- Factura / Invoice Number: Un número único para identificar la factura. Ejemplo: 2026-001.
- Fecha / Date: El día que la emites. Formato: MM/DD/AAAA.
- Datos del negocio / From: Tu nombre o el de tu negocio, dirección, teléfono y correo.
- Cliente / Bill to: Nombre del cliente, dirección, teléfono (si tienes).
- Descripción del servicio / Description: Qué hiciste. Ejemplo: «Limpieza de casa completa» o «Pintura de sala y dormitorio».
- Cantidad / Quantity: Número de horas, días, metros cuadrados, piezas, etc.
- Precio unitario / Unit price: Cuánto cobras por cada unidad (hora, pieza, etc). Siempre en dólares.
- Total parcial / Subtotal: Suma antes de impuestos o descuentos.
- Impuesto / Sales tax: Si tu estado y ciudad lo exige. Por ejemplo, en Nueva York, el sales tax en servicios de limpieza para oficinas es de 8.875%. Si no aplica, pon «N/A».
- Total final / Total due: Lo que debe pagar el cliente.
- Condiciones de pago / Payment terms: Ejemplo: «Pago a 10 días», «Paid upon receipt» (pago al recibir), o si aceptas Zelle, Cash App, cheque, etc.
- Información fiscal / Tax ID: Tu EIN (Employer Identification Number), ITIN o SSN si te lo pide el cliente o la ley de tu estado. En trabajos con empresas, muchas veces es obligatorio poner el EIN.
Si quieres ver cómo se usa cada término en inglés y español dentro de una factura real, entra en esta guía de factura en inglés.
Cómo rellenar la plantilla de factura en cada campo
Te explico uno por uno los campos, con ejemplos y consejos de qué sí y qué no poner.
1. Número de factura (Invoice Number)
Cada factura debe tener un número único. No pongas solo «1» cada vez: usa un formato como 2026-001, 2026-002, etc. Así puedes llevar el control si el IRS te pide revisar tus facturas, o si el cliente te reclama un pago. Si usas apps de gastos, puedes seguir la numeración en ellas (aquí tienes varias que sirven).
2. Fecha (Date)
Pon la fecha en que entregas la factura, no la del trabajo (salvo que sea el mismo día). El formato en EE.UU. es MM/DD/AAAA. Por ejemplo, 10/05/2026.
3. Tus datos (From)
Siempre tu nombre, el nombre del negocio (si tienes), dirección física o de correo, teléfono y correo electrónico. Si tienes EIN o ITIN, ponlo aquí también.
4. Datos del cliente (Bill to)
Pide siempre el nombre legal del cliente. Si es empresa, el nombre como sale en el cheque o depósito. Dirección completa, sobre todo si le mandas la factura por correo postal.
5. Descripción del servicio (Description)
No pongas solo «servicio». Escribe lo que hiciste: «Limpieza profunda de cocina y dos baños», «Pintura exterior de garage», etc. Si el trabajo fue por horas, pon cuántas y en qué fechas.
6. Cantidad y precio unitario (Quantity, Unit price)
Indica si son horas, piezas, metros cuadrados, días, etc. Por ejemplo: 4 horas a $45/hora.
7. Subtotal
Multiplica cantidad por precio. Si hiciste varios trabajos, pon cada uno en una línea. Ejemplo: 4 horas x $45 = $180.
8. Sales tax (impuesto sobre ventas)
Depende del estado y del servicio. En California, por ejemplo, el sales tax solo aplica en muy pocos servicios de limpieza, pero la pintura sí puede llevarlo si vendes el material. En Texas, los servicios de limpieza de casas y oficinas pagan 6.25% de sales tax estatal, y puede sumarse el local hasta 2%. Consulta siempre la tabla de tu estado (SBA y IRS explican los mínimos).
9. Total due (total a pagar)
Lo que el cliente debe pagarte. Suma subtotal más sales tax.
10. Payment terms (condiciones de pago)
Especifica cuándo esperas que te paguen y cómo. Ejemplo: «Pago a 5 días», «Zelle: 555-123-4567», «Cheque a nombre de Juan Pérez». Si no lo pones, el cliente puede retrasarse y será difícil reclamar.
11. Tax ID (EIN, ITIN, SSN)
Si el cliente es empresa, te pedirá un EIN. Si eres independiente y no tienes EIN, pon tu ITIN o SSN (si lo usas para impuestos). Nunca pongas un número falso: las multas del IRS por datos incorrectos pueden llegar a $250 por factura (irs.gov).
Ejemplo de una factura lista para usar
Aquí tienes una plantilla de factura para imprimir o rellenar a mano. Puedes copiarla a Word, Google Docs o imprimirla directo. No te olvides de cambiar los datos por los tuyos y los del cliente.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Invoice Number | 2026-015 |
| Date | 10/05/2026 |
| From | Juan Pérez, Green Clean LLC, 123 Main St, Dallas TX, (555) 123-4567, green.clean@email.com, EIN: 12-3456789 |
| Bill to | Maria González, 456 Oak Rd, Dallas TX |
| Description | Limpieza de casa completa (4 recámaras, 3 baños) |
| Quantity | 1 |
| Unit price | $195.00 |
| Subtotal | $195.00 |
| Sales tax | $0.00 (N/A) |
| Total due | $195.00 |
| Payment terms | Pago al recibir, Zelle: (555) 123-4567 |
Si el cliente te pide incluir el sales tax, así se vería:
- Subtotal: $195.00
- Sales tax (8.25%): $16.09
- Total due: $211.09
Guarda siempre una copia: si te pagan en efectivo, en Zelle o Cash App, haz la factura igual para tus registros y para declarar impuestos (aquí te explico cómo hacerlo bien).
¿Qué no debes poner en una factura en Estados Unidos?
Aquí caen muchos. No pongas datos de otro cliente, ni uses direcciones falsas. No copies el mismo número de invoice en dos facturas distintas: el IRS puede detectarlo si alguna empresa te reporta con un 1099-NEC. Además, no pongas sales tax si tu estado o servicio no lo exige: el cliente podría reclamarte o pedirte devolución. Si te equivocas en el sales tax, puedes tener que pagar la diferencia de tu bolsillo.
No pongas «factura proforma» ni «presupuesto» («estimate») cuando ya entregaste el trabajo. Solo usa «invoice» cuando realmente es la factura final.
Cuánto cuesta en total
En realidad, la mayoría de plantillas de factura para imprimir son gratis si las haces tú mismo en Word, Google Docs o a mano. Por lo tanto, no tienes que pagar nada por usar el formato básico. Sin embargo, si quieres usar apps que generen facturas automáticas y las guarden, sí pueden cobrarte. Por ejemplo, QuickBooks cobra desde $15 al mes, y otras apps como FreshBooks o Zoho Invoice tienen planes gratis limitados y luego suben a $10-$20 al mes.
Además, salvo que tu cliente pida funciones especiales, no te conviene pagar por una plantilla de factura. Es más, solo gasta en apps si necesitas llevar muchas facturas, controlar pagos atrasados o enviar recordatorios automáticos.
¿Y si necesitas facturar desde el celular?
En ese caso, hay apps gratis para enviar facturas desde el teléfono. Por ejemplo, Wave (en inglés) es gratis para facturación simple, mientras Invoice Simple te deja enviar tres facturas al mes gratis. Si tu negocio es pequeño, con esas opciones te ahorras el gasto fijo. Sin embargo, para servicios con muchos clientes, sí conviene invertir en una app que te ayude a llevar el control.
¿Qué formato sirve más: digital o en papel?
Actualmente, la mayoría de clientes en Estados Unidos acepta factura digital (PDF o imagen tomada con el teléfono). Sin embargo, hay empresas grandes que todavía piden factura impresa y firmada. Si tienes buena letra, puedes usar la plantilla de factura para imprimir y rellenar a mano. Pero si tienes computadora o teléfono, conviene escribirla y mandarla en PDF: se lee mejor y es más difícil que te la pierdan.
En cambio, para trabajos pequeños y clientes regulares, una foto de la factura escrita a mano también sirve, siempre que se vea clara. Lo que no compensa: mandar solo un mensaje de texto con el monto o un recibo sin tus datos. Eso no es factura y no te protege ante el IRS ni ante reclamos.
¿Es obligatorio el sales tax en mi factura?
No siempre. En Texas, por ejemplo, el sales tax es obligatorio en limpieza de casas y oficinas, pintura (solo si incluyes materiales), mudanzas y lavado a presión. La tasa estatal es 6.25%, pero cada ciudad puede sumarle hasta 2%. En cambio, en Florida, la limpieza residencial no lleva sales tax, pero la de oficinas sí (6% estatal más local).
Mira la tabla con ejemplos para distintos estados:
| Estado | Limpieza casas | Limpieza oficinas | Pintura | Mudanzas | Sales tax estatal |
|---|---|---|---|---|---|
| Texas | Sí | Sí | Si incluye materiales | Sí | 6.25% (+local) |
| California | No | No | Materiales vendidos | No | 7.25% (+local) |
| Florida | No | Sí | Solo materiales | No | 6% |
| New York | No | Sí | Si incluye materiales | No | 4% (+local) |
En resumen: revisa la web del departamento de impuestos de tu estado antes de incluir sales tax. Si no tienes claro si aplica, mejor consulta (SBA te da enlaces por estado).
Caso práctico: Javier, jardinero en Tampa
Javier hace mantenimiento de jardines (landscaping) en Tampa, Florida. Cobra $250 por cortar césped y podar árboles en una casa residencial. El cliente le paga en efectivo, pero le pide factura.
- Invoice Number: 2026-022
- Date: 10/05/2026
- From: Javier Luna, Luna Yard Services, 789 Palm St, Tampa FL, (555) 987-6543, lunayard@email.com, EIN: 98-7654321
- Bill to: Lucia Torres, 321 Maple Ave, Tampa FL
- Description: Corte de césped y poda de árboles (servicio residencial)
- Quantity: 1
- Unit price: $250.00
- Subtotal: $250.00
- Sales tax: $0.00 (N/A)
- Total due: $250.00
- Payment terms: Pago en efectivo al terminar
Como es residencial, en Florida no hay que cobrar sales tax. Javier guarda la factura y luego usa una app para registrar el ingreso (aquí tienes opciones). Así, cuando le toque declarar impuestos, ya tiene la cuenta clara y no se le olvida ningún ingreso.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de factura en 2026
¿Puedo hacer la factura a mano?
Sí, siempre que esté legible y tenga los campos básicos. Muchos clientes aceptan la factura escrita a mano, sobre todo si les mandas una foto. Sin embargo, para clientes empresa, mejor en PDF o impresa para que no te la rechacen.
¿Debo poner el logo del negocio?
No es obligatorio, pero ayuda si quieres dar imagen profesional. Si no tienes logo, pon solo tu nombre y datos. El IRS o el cliente no pueden rechazarte la factura solo por no tener logo.
¿Qué pasa si hago una factura mal?
Si te equivocas en el número, datos del cliente, o sales tax, corrige y manda una nueva. Si el error es con el sales tax, el IRS puede multarte con $100 a $250 por declaración incorrecta según el irs.gov. Si no pones el número de EIN donde es obligatorio (por ejemplo, para trabajos con empresas y cuando te piden W-9), el pago puede retrasarse varias semanas.
¿La plantilla de factura sirve para cobrar por Zelle o Cash App?
Sí. Aunque te paguen por Zelle, Cash App o Venmo, debes emitir la factura igual y guardarla. Aquí tienes una guía para declarar esos pagos.
¿Dónde guardo mis facturas?
Puedes tenerlas impresas en una carpeta o guardarlas en tu teléfono o en la nube. Si usas apps de gastos, muchas dejan guardar la foto o el PDF. Recuerda: el IRS puede pedirte las facturas hasta 3 años después de que declaraste el ingreso.
Otras herramientas para no perderte con las facturas
¿No quieres hacer las facturas a mano cada vez? Hay apps que te dejan tener tu plantilla de factura lista, rellenar y mandar desde el teléfono. Eso ayuda a no equivocarte y llevar el control para impuestos. Mira estas apps para llevar gastos y apps de agenda para servicios a domicilio que sirven para tu negocio.
Si quieres saber cómo se conecta la factura con tus impuestos, revisa esta guía sobre cómo facturar si trabajas por tu cuenta y todo lo que necesitas para empezar legalmente tu negocio en USA.
Fuentes
Revisado el 5 de octubre de 2026. Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento de un profesional. Los requisitos cambian según el estado y el condado: confirma siempre con el organismo que te corresponda.